Sin embargo, la clínica pospuso la implementación del registro electrónico para sus pacientes seropositivos. No existe información sobre la reacción de los pacientes respecto a los registros electrónicos, pero investigaciones previas sugieren que a muchos pacientes les preocupa quién pueda acceder a las notas electrónicas. Los autores también escriben que se apreció la necesidad de realizar una considerable formación del personal y que se requería un sustancial apoyo tecnológico.
Existe una creciente tendencia a almacenar digitalmente los registros de los pacientes y se espera que en el futuro la norma sea que todos los registros médicos del Servicio de Salud Nacional británico (NHS, en sus siglas en inglés) sean electrónicos.
En los últimos años, se ha producido un aumento significativo de la demanda de servicios de salud sexual y VIH en el Reino Unido. Algunas clínicas han tenido problemas de almacenamiento y acceso a las notas en el caso de un número cada vez mayor de pacientes. El personal del Centro de Medicina Genito-Urinaria Patrick Clements, en el Hospital Central de Middlesex en el noroeste de Londres (Reino Unido), supuso que los registros electrónicos de los pacientes podrían solucionar estos problemas de espacio y acceso, al tiempo que ofrecer otras ventajas, incluyendo la uniformidad en la recogida de datos sobre los pacientes. En consecuencia, se decidió implementar un sistema de mantenimiento electrónico de los registros de los pacientes.
El centro ofrece un servicio abierto sin necesidad de concertar citas y cada año acuden 14.000 pacientes de la región, tres cuartas partes de los cuales lo hacen por motivos relacionados con la salud sexual.
La implementación del registro electrónico de pacientes se planeó cuidadosamente en una serie de etapas definidas, la primera de la cual supuso seis meses de planificación.
El centro adquirió un sistema de gestión de pacientes denominado Blithe Lilie, adaptado a sus necesidades, y se aseguró que hubiera suficientes ordenadores en la clínica para que el personal pudiera acceder a los registros (aproximadamente uno por persona). Aunque el sistema vino equipado con plantillas para el registro electrónico de pacientes, un equipo del personal de la clínica, compuesto por tres consultores, un enfermero, un consejero de salud y un gestor clínico, determinó qué información era necesaria en distintos escenarios clínicos y desarrolló otras plantillas adicionales para adecuarse a esas necesidades.
De forma regular se realizaron consultas al personal de la clínica. Al principio, se decidió restringir los registros electrónicos a los pacientes de salud sexual y considerar la implantación del sistema para los pacientes con VIH en una etapa posterior.
Las plantillas permitieron que se introdujera la información de cuatro modos distintos: texto, respuestas de una lista de opciones, fechas y números.
La fase de formación de dos meses constituyó una buena oportunidad para que el personal se familiarizara con el sistema.
El sistema fue introducido a lo largo de un periodo de tres semanas. Durante este tiempo, hubo la opción de volver a la anotación en papel en caso de que se produjeran problemas con los registros electrónicos. El personal también tuvo la opción de pedir notas papel durante los tres meses siguientes a la implementación. Sin embargo, esto no fue necesario ya que las plantillas proporcionaron suficiente información. En el momento de escribir esta noticia, la clínica había estado tres meses trabajando exclusivamente con el registro electrónico.
Durante este tiempo, se revisaron las plantillas para reflejar los comentarios del personal y actualmente incluyen más espacio para introducir texto.
Entre las ventajas declaradas del nuevo sistema están una mayor rapidez en el registro de los pacientes en la recepción, un contacto “mucho más rápido” con los pacientes después de un resultado positivo en una prueba (ahora sólo un día, antes tres días) y una mayor posibilidad de realizar búsquedas.
No obstante, los autores consideran que los registros electrónicos también presentan algunas desventajas, como menores contactos oculares y relaciones con los pacientes. También señalan que se necesitan unos recursos de formación “considerables”, que era preciso contar con un elevado nivel de soporte tecnológico y que al personal se le exigió un “cambio conceptual” para pasar de los registros en papel a las notas electrónicas.
Una auditoría concluyó que el personal introdujo información correcta el 95% de las veces y una encuesta mostró que 21 de 23 trabajadores de clínica (91%) prefería los registros electrónicos a las notas a mano.
Referencia: Brook MG et al. Implementation of electronic patient records in a sexual health clinic. Sex Transm Infect 84: 155 – 146, 2008.
Traducción: Grupo de Trabajo sobre Tratamientos del VIH (gTt).
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